Was ist eigentlich ein „Data Steward“?

Gerne wird im Datenmanagement die Rolle des Data Stewards als sehr wichtig bezeichnet. Nun ist der Begriff „Steward“ im deutschen Sprachgebrauch eng mit Steward(essen) auf Kreuzfahrtschiffen und Passagierflugzeugen verwoben, die sich um das Wohl und die Sicherheit von Passagieren kümmern, dass sicherlich ein wichtiger Aspekt auch für Data Stewards ist (nur eben für Daten). Aber diese Berufsbilder werden dem Begriff und der Rolle eines Stewards, wie er in der englischen Begriffswelt existiert nicht gerecht. Daher an dieser Stelle ein kleiner Ausflug in die mittelalterliche Welt der Ritter und Grafen.

Der Steward als Verwalter & Stellvertreter

Der Begriff Steward stammt aus dem Englischen und bedeutet ursprünglich “Verwalter, Aufseher, Wärter”.  Im Mittelalter bezeichnete Steward einen hohen Verwaltungsbeamten oder einen Haushofmeister. Was den Begriff so passend für das Daten Management macht, ist das der Steward quasi der Stellvertreter eines Adligen auf dem entsprechenden Gut war und in der (oft häufigen) Abwesenheit für die Verwaltung, die Finanzen aber auch die Rechtsprechung, Steuerangelegenheiten, usw. verantwortlich war. Der Steward war daher oft ein enger Vertrauter des Gutsherrn.

Auch das Projekt Management Institute (PMI) benutzt den Begriff „Steward“ in dieser Weise. In seinem „Guide to the Project Management Body of Knowledge“ (PMBOK Guide, 7th Edition, S.24f) kommt er bereits im ersten seiner 12 Prinzipien des Projektmanagements vor:

„Be a diligent, respectful and caring steward.„

Weiter führt es aus, welche verschiedenen Bedeutungen und Anwendungen der Begriff „Stewardship“ im Projektmanagement hat und welche man 1:1 auf Data Stewards übertragen kann (und sollte):

„- Ein Aspekt der Stewardship besteht darin, dass man mit der Pflege einer Sache betraut ist.
– Ein anderer Aspekt betrifft die verantwortungsvolle Planung, Nutzung und Verwaltung von Ressourcen.
– Ein weiterer Aspekt ist die Wahrung von Werten und Ethik.“
(PMBOK)

Ein Data Steward ist daher eine Person in der Organisation, die dafür verantwortlich ist, dass die Daten einer Organisation qualitativ hochwertig („fit for use“), sicher, effizient und effektiv genutzt werden. Im Sinne der RACI Matrix ist der Data Steward „accountable“, ob auch „responsible“ ist abhängig von der Größe der Organisation. Er oder sie vertritt dabei den Data Owner (oft identisch mit dem Process Owner wenn kein spezieller Dateneigner benannt ist).

Je nach Größe und Komplexität der Organisation kann es einen oder mehrere Data Stewards geben. Oft sind diese den entsprechenden Daten-Domänen (Business Partner, Produkt, Finanzen, usw.) und/oder der jeweiligen Geschäftseinheit zugeordnet.

Was sind die wichtigsten Aufgaben und Rollen eines Data Stewards?

Die Aufgaben eines Data Stewards hängen stark von der Organisation und den Zielen & Anforderungen der Datenstrategie ab – im allgemeinen geht es aber darum, den Nutzen der Daten zu steigern und die Risiken zu minimieren. In den meisten Fällen stehen dabei die folgenden Aspekte im Vordergrund:

• Entwicklung und Durchsetzung von Richtlinien im Rahmen der Data Governance. In Organisationen mit eigener Data Governance Organisation liegt der Fokus eher auf der Durchsetzung der Richtlinien der Data Governance, allerdings benötigt z.B. das Stammdatenmanagement (Master Data Management) für jede Daten-Domäne ihre eigenen, angepassten Richtlinien, dies erfolgt dann in enger Abstimmung mit dem jeweiligen Data Steward. Unter dem Strich liegen die Aufgane des Datastewards aber mehr im operativen Datenmanagement als in der Data Governance.
• Die Erstellung und Behebung von Datenproblemen, sichern der Datenqualität und aller dafür notwendigen Prozesse und Artefakte (wie z.B. Metadaten Management, Pflege von Datenkatalogen, usw.)
• Einbindung als Datenverantwortlicher für Fachabteilungen und Stakeholder zu Datenfragen, z.B. als Ansprechpartner für die Applikationsentwicklung /-einführung in Bezug auf Datenmigrationen, Nutzung von Stammdaten, usw..
• Der Data Steward arbeitet eng mit dem Data Owner und den Prozessverantwortlichen sowie Daten Architekten zusammen.

Im engeren Sinne würde ein Data Steward auch für die Vertraulichkeit und den Schutz personenbezogener Daten zuständig sein. Es hat sich aber aufgrund der rechtlichen Anforderungen und großen Risiken im allgemeinen durchgesetzt, dass diese Rollen durch den oder die Datenschutzbeauftragten bzw. den Chief Information Security Officer (CISO) wahrgenommen werden. In diesem Falle arbeitet ein Data Steward auch mit diesen Funktionen eng zusammen.

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Quelle Titelbild: https://opendatawatch.com/blog/defining-data-stewardship/